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Come accedere alle cartelle condivise Dropbox

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Come accedere alle cartelle condivise Dropbox

Dropbox

Vogliamo salvare i documenti a cui teniamo senza rischiare di perderli e magari condivederli con gli amici? Con Dropbox è semplice, basta registrasi e scaricare il programma online e tutti i file che vogliamo saranno sempre disponibili e al sicuro.

Dropbox è un servizio online di archiviazione di file. E’ come avere degli hard disk in giro per il mondo che conservano i nostri dati in sicurezza. E’ stato progettato per ospitare i file degli utenti e per permettere ad essi di caricarne di nuovi poi scaricabili da altri utenti. Questo servizio è chiamato file hosting ed è gestito da un server principale che reindirizza gli utenti ad altri server dove sono contenuti i documenti.

Le caratteristiche tecniche di sicurezza di Dropbox prevedono l’utilizzo di un sistema di criptografia chiamato SSL che gestisce l’immagazzinamento dei file tramite password cifrati dallo standard AES con chiave a 256 bit.

Come utilizzare Dropbox

Per utilizzare Dropbox prima di tutto bisogna iscriversi al sito creando un nuovo account. Una volta inseriti i dati personali ed accettati i termini contrattuali sarà possibile registrarsi ed ottenere l’accesso al programma. Una volta completata l’iscrizione è necessario scaricare il software dal sito Dropbox che è disponibile gratuitamente per tutti i sistemi operativi di computer, Mac, smartphone e tablet.

La versione base è gratuita e mette a disposizione lo spazio di 2 GB, estendibili fino a 18 GB. Ci sono vari modi per ottenere più spazio, ad esempio invitando degli amici a iscriversi al sito e a scaricare il programma si ottengono 500 MB in più per ogni persona invitata. Se lo spazio non dovesse bastarci è possibile chiederne ancora a pagamento fino ad 1 TB. Ad esempio per chiedere 1 TB di spazio bisogna iscriversi a Dropbox Pro pagando la quota di 8,25 euro al mese. Se usiamo Dropbox per lavoro e la quantità dei nostri file fosse in costante aumento allora è possibile fare un iscrizione ancora più vantaggiosa: 2 TB di spazio al prezzo di 10 euro al mese per utente, iscrivendosi al serivizio Dropbox Business, adatto alle aziende e ai gruppi di lavoro.

Servizi offerti da Dropbox

Ciò che offre Dropbox sono vari servizi disponibili agli utenti iscritti.

Il servizio di Cloud Storage permette di conservare file su un computer collegato in rete mentre i file sono registrati su server virtuali ospitati da un server dedicato.

Altri servizi disponibili sono la sincronizzazione automatica dei file in modo da poter accedere con qualunque dispositivo. Un semplice esempio di sincronizzazione avviene quando registriamo un video o scattiamo una foto col nostro smartphone. Dopo averla salvata nel telefono la carichiamo sul nostro cloud di Dropbox dedicato alle nostre immagini e il gioco è fatto. Le immagini saranno così immediatamente disponibili con qualunque dispositivo in cui è istallato Dropbox. Tornando a casa, possiamo sederci sul divano ed apprezzare le immagini direttamente sul nostro computer senza nessun sforzo, senza dover trasferire dei file tra dispositivi.

Altro servizio disponibile è quello di avere la possibilità di aprire un cloud personale, cioè un archivio di file ad uso personale.

Condividere file e cartelle con Dropbox

Si può anche utilizzare Dropbox come strumento di collaborazione per condividere i file con altri utenti.

Questo è uno dei servizi più importanti tra quelli offerti. Se si deve collaborare con dei colleghi per la realizzazione di un progetto insieme il modo migliore è farlo utilizzando Dropbox. Lo scambio di mail, anche ammettendo l’uso di una mailing list sarebbe un sistema più lento e meno fluido. Con Dropbox è più semplice ed immediato, è come trovarsi sulla stessa scrivania con gli stessi documenti davanti agli occhi. E’ un sistema molto utile se si è costretti a lavorare a distanza.

La particolarità di questo servizio è che le cartelle create da un utente possono essere condivise con molti altri utenti. Una volta che la cartella è condivisa, ogni utente con una password di accesso può aggiungere, modificare o eliminare i file all’interno della cartella. Ovviamente gli utenti dovranno tutti avere un account Dropbox per accedere alle cartelle condivise.

Condividere una cartella presente nel nostro cloud è un’operazione molto semplice. Una volta scelta la cartella da condividere basta fare click sopra con il tasto destro del mouse ed apparirà, tra le altre, l’opzione condividi.

A questo punto apparirà una finestra sullo schermo in cui bisognerà immettere l’indirizzo mail della persona con cui si vorrà condividere la cartella selezionata.

Come accedere alle cartelle condivise

Se non siamo noi ad aver creato una cartella condivisa è però possibile che qualcuno ci abbia invitato a parteciparvi. Se ci è arrivata nella nostra casella di posta una mail inviata da Dropbox è possibile che sia successo proprio questo. Nella mail ci sarà scritto che una cartella è stata condivisa con noi. A quel punto bisogna cliccare sul link all’interno della mail per aprire il sito web Dropbox nel nostro browser predefinito. Effettuato l’accesso con il nostro account apparirà la cartella condivisa a cui poter accedere. In un angolo della cartella sarà possibile visualizzare l’icona della persona che ha creato la cartella e ci ha invitato a condividerla.

Sia se si tratta di una cartella personale o di una condivisa ogni cambiamento è immediatamente visibile dagli altri utenti o su altri dispositivi.

Se si sposta un file, se lo si modifica o se aggiungono nuovi documenti ala cartella la trasparenza sarà massima e garantita a tutti coloro che hanno accesso.

Per saperne di più

Per capire come funziona il mondo del Cloud e dell’archiviazione online, il seguente volume mostra le diverse funzionalità di Skydrive, iCloud e Dropbox e ne spiega lo scopo. Il libro contiene molti consigli Per salvare i propri file online e non appesantire computer e smartphone, acquisendo tutte le informazioni necessarie su come gestire queste nuove piattaforme.

Disponibile in lingua inglese, la guida Dropbox for Business and everyday life fornisce consigli e suggerimenti per comprendere le basi di Dropbox for Business e imparare ad usare l’app per creare, archiviare e spostare file. Per massimizzare l’utilizzo di Dropbox e acquisire maggiori competenze sull’archiviazione online, la guida è ideale e ricca di spunti.

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