Come organizzare eventi COMMENTA  

Come organizzare eventi COMMENTA  

Gli eventi sono strumenti importanti nel lavoro per vari scopi; alcuni possono essere interni e concentrati sullo staff, mentre altri riguardano il marketing. In ogni caso, l’evento viene pianificato sempre in modo simile e bisogna tener conto dei dettagli per far sì che l’evento risulti un successo. Gli eventi necessitano di un’attenta pianificazione e preparazione. Seguire un sistema preimpostato può aiutare il tuo evento a svolgersi senza problemi.


Istruzioni

1- Decidi il tuo scopo per l’evento. Se stai pianificando un seminario di marketing le tue responsabilità saranno diverse rispetto a quelle che avresti organizzando un barbecue tra amici. Assicurati di avere istruzioni molto dettagliate riguardo a ciò che ci si aspetta; ci sono componenti pratiche come quante persone ci saranno e quanto grande dovrà essere la sede, e fattori di marketing come il fatto che l’evento serva ad ottenere clienti per la compagnia o per trarre vantaggi per l’amministrazione o altro.


2- Crea un budget. Qualcuno dovrà pagare per l’evento ed avrai bisogno dell’approvazione prima di iniziare. Tieni in considerazione il tuo tempo, la sala, il cibo e le decorazioni, gli speaker o le attività, ed ogni altro aspetto che riterrai importante. Prepara tutto in maniera organizzata e segnati gli accordi.


3- Imposta l’agenda. Prepara una tabella dettagliata e calcola la quantità di tempo necessaria per ogni attività. Costruisci un programma completo dall’inizio alla fine.

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4- Pianifica la logistica. Affitta una location, ordina del cibo, assumi uno speaker e stampa gli inviti. Visita il luogo dell’evento per dare un’occhiata concreta alla disposizione per decidere dove posizionare il cibo, le sedie ed i tavoli. Cerca di tenere sempre sotto controllo il budget, ma attua delle modifiche se necessario, controllando sempre coi tuoi superiori prima di prendere ogni impegno.

5- Pubblicizza l’evento. Come lo farai dipende dal tipo di evento che stai pianificando. Per un evento interno, delle email o degli annunci appesi nei posti giusti possono bastare. Un evento di marketing necessiterà di un intero piano di marketing, possibilmente con pubblicità e annunci.

Consigli ed avvertimenti

-Usa un programma online per tracciare il tuo programma; per pianificare un evento si devono avere eccellenti doti organizzative.

-Riferisci ai supervisori aggiornamenti settimanali o giornalieri per informarli su ciò che avviene.

-Non ridurti all’ultimo minuto. Datti tutto il tempo di cui hai bisogno per avere successo.

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