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Come usare Excel per fatture

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Come usare Excel per fatture

Per le fatture Excel offre soluzioni pratiche e veloci.

Excel è un programma che consente di creare file di dati facilmente consultabili tramite i filtri e fogli di calcolo per varie operazioni statistiche e di contabilità per realizzare le quali, specie chi non padroneggia bene Excel e le sue innumerevoli funzioni, basta concentrarsi qualche minuto per impostare le griglie con le quali lavorare agilmente, sempre che non si voglia scaricare un modello già preparato da internet.

Nel caso in cui si desideri utilizzare Excel per le fatture, si dovranno impostare i dati in modo che il computer calcoli autonomamente gli importi che si desiderano ottenere, tramite formule matematiche.

Per impostare la fattura si crea un documento nuovo di Excel che si salva come modello di fattura. Aperto il documento si va sulla funzione “Salva con nome” (o si preme il tasto “F12”), si nomina il file con il nome desiderato e dalla finestra sottostante, “Tipo file”, si clicca sull’opzione “Modello documento” tra le voci che appaiono in cascata.

Selezionare "tipo" file per creare un modello di fattura Excel.
Selezionare “tipo” file per creare un modello di fattura Excel.

Una volta salvato il modello per Excel, lo si elabora, creando una tabella per i dati della fattura, ricordando di lasciare alcune righe vuote per poi riempirle, quando si sarà completata la fase “contabile” con gli estremi della propria attività: logo, indirizzi, partita IVA e codice fiscale.

Si può lasciare dello spazio per il numero progressivo, la data e dello spazio da riempire con i dati del ricevente della fattura. Questa operazione si può lasciare per ultima perché durante la compilazione della fattura Excel si potrebbero cambiare le dimensioni delle colonne, vanificando il lavoro di creazione della carta intestata.

A questo punto, si decide di creare una tabella che occupi sei colonne (B, C, D, E, F, G), cominciando dalla riga numero 5. In ogni cella si inseriscono le voci relative ai dati che si vogliono gestire, rispettivamente: il codice dell’articolo (B5), la descrizione della merce (C5), la quantità di articoli (D6), il prezzo unitario (E5), l’importo (F5), il codice IVA (G5). Ai piedi della tabella si possono creare ulteriori celle per il valore dell’IVA (B16), l’imponibile (C16), l’importo dell’IVA (D16) e il totale della fattura (E16).

Creazione dei titoli delle colonne della fattura.
Creazione dei titoli delle colonne della fattura.

Se quasi tutte le colonne si possono completare manualmente, la colonna F si può preordinare con una semplice formula che permette di calcolare, in base alla quantità degli articoli e il prezzo unitario, l’importo totale da pagare per quel dato articolo: =D6*E6 Questa formula può essere copiata nelle celle per la lunghezza della colonna F.

Inserimento della prima formula.
Inserimento della prima formula.

Se si avessero degli articoli che hanno la stessa IVA, il 22% ad esempio, si può impostare il calcolo della fattura procedendo nel seguente modo.

Per calcolare l’imponibile, serve la somma di tutti gli importi della prima parte della fattura riportata nella cella C17, tramite la seguente formula: =SOMMA(F6:F11).

L'inserimento della formula per calcolare l'imponibile.
L’inserimento della formula per calcolare l’imponibile.

Per ottenere l’importo dell’IVA nella cella D17, basta scrivere =C17*0,22 dove 0,22 equivale al 22%.
Infine, per far calcolare direttamente a Excel l’importo totale che dovrà essere pagato per la fattura in questione, nella cella E17, si scriverà =SOMMA(C17;D17)

Il calcolo dell'IVA.
Il calcolo dell’IVA.

Infine, per far calcolare direttamente a Excel l’importo totale che dovrà essere pagato per la fattura in questione, nella cella E17, si scriverà =SOMMA(C17;D17)

L'operazione finale pr il calcolo del totale della fattura.
L’operazione finale per il calcolo del totale della fattura.

Ecco un modo semplice per creare il proprio modello personalizzato di fattura Excel invece di scaricarne uno standard.

Un consiglio prezioso per chi lavora al computer: ricordarsi di salvare il più spesso possibile per non rischiare di perdere il lavoro eseguito.

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traduttrice; lingue di lavoro: inglese, francese, tedesco