Michela Aggio Molti dipendenti che lavorano lontano da casa affrontano delle spese come alloggio, pasti, trasporti, lavanderia e parcheggio. Alcune aziende chiedono ai dipendenti di fornirgli tutte le documentazioni relative alle spese effettuate durante le trasferte e una volta controllate le ricevute erogano dei soldi per coprire queste spese. Altre aziende invece danno un importo prestabilito al dipendente in modo che esso lo possa spendere durante il viaggio d’affari. Per diaria s’intende quindi “il pagamento di un importo stabilito per le spese di ogni giorno per un dipendente o un agente”.
Poichè il rimborso spese comporta implicazioni fiscali per il dipendente e l’organizzazione, l’IRS ha stabilito una “procedura di entrate” che definisce ammissibile la diaria. L’IRS consente due opzioni per la diaria: un “tasso di diaria per l’alloggio combinato e i costi pasto” o “un tasso di indennità giornaliere per i costi dei pasti da soli.” Tuttavia la procedura di entrate non è obbligatoria per l’azienda che può invece erogare soldi solo dopo aver esaminato le effettive spese.
Secondo l’IRS i rimborsi della diaria non sono imponibili come i salari se l’importo corrisposto al dipendente “è uguale o inferiore alla rata federale della diaria”, il dipendente deve presentare una nota spese entro 60 giorni dalla trasferta. Le spese devono essere presentate con specificati lo scopo del viaggio, la data e il luogo.”
I regolamenti IRS limitano la diaria per i lavoratori autonomi ai costi dei pasti. Come gli altri viaggiatori d’affari anche i lavoratori autonomi devono documentare lo scopo del viaggio, l’ora e il luogo dei loro viaggi. La procedura di entrate IRS include i passaggi per il calcolo delle spese detraibili relative al business travel per i dipendenti che non vengono rimborsati per i pranzi di lavoro e i servizi extra, in base al consulente fiscale.
