Sabrina Rossi
Il ricorso alla conservazione sostitutiva dei documenti da parte di aziende e professionisti è sempre più frequente.
Non solo perché in alcuni casi è prevista dalla legge, ma anche perché consente loro di ottenere un notevole risparmio in termini di spazio e sui costi di tenuta dei documenti. Trattandosi di un insieme di numerose attività, differenti ma coordinate tra loro, la conservazione sostitutiva potrebbe apparire un processo complicato e non alla portata di tutti. Per agevolare tale processo TeamSystem ha sviluppato un software completo e dall’interfaccia intuitiva in grado di sollevare i soggetti obbligati dalla maggior parte delle incombenze.
Cos’è la conservazione sostitutiva?
Perché un documento, conservato in formato digitale, mantenga il suo valore legale, la legge italiana e la normativa europea prescrivono una serie di specifiche attività. Tutti i documenti che si intende porre in conservazione per mantenere la loro validità legale e per essere opponibili a terzi, devono essere corredati da una firma digitale, dal riferimento e dalla marcatura temporale. Il tutto con lo scopo di garantire l’identità di chi ha firmato, la non alterazione del documento dopo la firma, nonché la data e l’ora del documento.
Per procedere ad una corretta conservazione sostitutiva, dunque, è bene servirsi di strumenti adeguati, onde evitare spiacevoli errori che potrebbero inficiare la validità di documenti importanti con conseguenze in alcuni casi anche molto spiacevoli sul piano legale o fiscale.
TeamSystem e la CCT conservazione sostitutiva
TeamSystem offre un sistema davvero semplice e completo che consente di portare a termine l’intero processo di conservazione sostitutiva con pochissimo sforzo da parte dei professionisti che scelgono di servirsene.
Il sistema in cloud di conservazione sostitutiva di TeamSystem, infatti, non si limita a digitalizzare l’attività di archiviazione.
Il valore aggiunto di questo software è l’integrazione con gli ERP, grazie alla quale sarà possibile inviare i file in conservazione direttamente dal sistema gestionale in uso. Tali documenti saranno poi consultabili direttamente on line, con un enorme risparmio di tempo ed energie. Sempre grazie a CCT conservazione sostitutiva sarà inoltre possibile procedere alla conservazione a norma della PEC, oltre che delegare l’intero processo di conservazione a TeamSystem.
Un sistema all’avanguardia che nonostante la sua completezza non pecca di complessità: la console di controllo è semplice e intuitiva e consente di monitorare tutto il processo di conservazione semplicemente accedendo con le proprie credenziali da qualunque dispositivo. Un software completo e versatile in grado di soddisfare le necessità di aziende e start up, ma anche degli studi legali e di commercialisti.
