Anna Sara Liberati Progetti freelance multipli possono essere stressanti e richiede ore di lavoro in più per rispettare le scadenze. Forti capacità organizzative possono aiutarvi nella realizzazione di progetti mantenendo un ritmo confortevole ed al contempo soddisfando i vostri obiettivi finanziari. Dick Lohr, autore di “prendere il controllo del vostro tempo e della vostra vita”, raccomanda la gestione del tempo e la definizione degli obiettivi e delle tecniche di organizzazione del lavoro. Abitudini di lavoro strutturate consentono di rispettare meglio le scadenze, il tempo di produrre un lavoro di qualità ed avere ancora una vita sociale. I vostri obiettivi possono aiutare nel dare priorità ai progetti più efficienti. È possibile utilizzare gli stessi metodi per organizzare sia un discreto carico di lavoro sia i singoli progetti. Vediamo insieme come procedere:
COME FARE
1) Intervista ogni cliente per capire le sue aspettative, le istruzioni, le forniture necessarie, come le informazioni di contatto e la scadenza entro cui consegnare del progetto. Scrivi le tue annotazioni in un quadernino in modo da avere una copia cartacea di tutti i dettagli del progetto. Inserisci le note per ogni progetto in una cartella di file o in un archivio ed etichetta ogni cartella in modo da mantenere i progetti separati l’uno dall’altro e non confonderti.
2) Sviluppa un sistema di file per i tuoi progetti freelance utilizzando uno schedario. apponi un’etichetta identificatrice alle varie cartelle del progetto, meglio se messe in ordine alfabetico per facilitarne l’accesso. Includi una nota di dettaglio per ciascun incarico nelle cartelle sospese così da avere sempre sott’occhio la situazione.
3) Annotati tutte le date di scadenza dei progetti e segnatele sia in un calendario da tavolo sia in un pianificatore quotidiano (o un’agenda). Evidenzia le date più prossime e prendi appunti brevi sul calendario da tavolo per i promemoria veloci. Aggiungi anche note dettagliate nel pianificatore quotidiano per ricordare le cose più importanti. Posiziona il calendario da tavolo in un luogo visibile in modo da avere sempre un’idea delle linee temporali del progetto cui stai lavorando. Consulta l’agenda tutti i giorni per tenere traccia delle varie attività e poterti così organizzare in maniera efficiente.
4) Prendi appunti su ciascuno dei tuoi progetti in un quaderno mentre lavori su di loro per tenere traccia dei progressi. Includi anche gli elementi di azione ed i dettagli riguardanti le esigenze del progetto.
5) Prepara un elenco di tutti i progetti divisi in ordine di priorità. Determina la priorità sulla base della scadenza, dell’esigenza del cliente e dell’investimento di tempo necessario per completare il lavoro.
6) Crea liste di controllo individuali di tutte le attività e le forniture necessarie per completare ogni progetto. Scrivi una sintesi delle aspettative dei clienti e il vostro obiettivo per ogni progetto per tenervi concentrati sugli obiettivi.
7) Crea una pianificazione per le attività quotidiane, settimanali e mensili previste dai vari progetti. Fai riferimento alla lista di priorità ed alle liste di controllo dei progetti per sviluppare i programmi. Elabora un piano per il completamento di ogni progetto nel contesto del tuo carico di lavoro. Conserva una copia dei prospetti nella tua agenda per farvi sempre riferimento e non sbagliare.
8) Dividi la giornata in gruppi di ore in modo da poterti dedicare ad un lavoro più urgente prima di passare a un altro, in modo da non confonderti.
9) Aggiorna il tuo quadro delle relazioni con i clienti settimanalmente o due volte al mese, a seconda delle tue preferenze, per essere sicuro di soddisfare le aspettative dei tuoi clienti.
10) Metti via ogni insieme di cartelle ogni volta che termini di lavorare su uno specifico progetto. Per evitare confusione o documenti perduti, non mescolare tra loro più cartelle sulla tua scrivania. Mantieni quindi sempre l’ordine.
