Valentina della Rocca Microsoft Outlook, il programma che rientra nelle suite Microsoft Office, è uno dei programmi che usi praticamente quotidianamente per mandare e ricevere mail, eppure ci sono diverse cose che ti sono ancora oscure. Ecco 10 cose che non conosci che lo riguardano e che potrebbero tornarti utili:
- Stai per andare in vacanza e vuoi avvisare chi ti manda una mail che sarai assente per un periodo? Puoi creare una “risposta automatica” per ogni mail che ricevi. Basta fare click su File e a destra Automatic Replies. Outlook ti consente anche di scrivere due messaggi diversi: uno per i tuoi colleghi di lavoro e l’altro per la tua vita personale oppure clienti esterni a entrambi i settori.
- Puoi settore l’invio di messaggi in un secondo momento, così per rileggere le mail prima di mandarle oppure per “far finta” di essere ancora in ufficio. Basta fare click su Options e in seguito su Delay Delivery con la relativa opzione Do not delivery before.
- Outlook on the Desktop ti tornerà anche molto utile, permettendoti di vedere il tuo calendario Outlook sul tuo desktop di Windows, con tutti gli aggiornamenti in tempo reale. Devi solo riavviare il computer per poter installare il programma.
- Puoi incollare i tuoi appunti in un messaggio a nuovo semplicemente schiacciando Ctrl+V.
- Per mandare una pagina web o un doc di Word si può copiare il testo o tener premuto Ctrl +C, tornare su Outlook e premere Ctrl+V.
- Non ti ricordi quando hai mandato una mail e devi recuperararla assolutamente? Sai solo l’autore del messaggio e che la lunghezza era piuttosto lunga? Fai click su From, tenendo premuto Shift per fare ordine dei messaggi del contatto in base alla dimensione. Così fra i primi risultati avrai le mail più pesanti.
- Non hai molto spazio sul disco rigido del tuo computer? Con Outlook puoi ridurre le dimensioni dei file grazie a Compact now. Clicca su File, poi su Account settings e ancora su Account settings. Sulla schermata, seleziona Data Files e Outlook Data File che riconosci per l’ estensione OST. Fai click su Settings e comprimi premendo su Compact now.
- Usando le cartelle ricerche si possono raccogliere info da varie cartelle di posta. Sono utili se si vogliono raccogliere info in varie cartelle, ad esempio in vista di una riunione trimestrale.
- La funzione di ricerca avanzata è molto utile e ti permette di recuperare una mail perduta. Fai click su Advanced find oppure premendo Ctlr+Maiusc+F.
- Tener dunque presente che oltre a funzionare da posta elettronica Outlook vi consente, tra le varie funzionalità, di avere la vostra agenda delle attività, il calendario, il diario, le note e raggruppare i diversi contatti utili.
