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Il lavoro degli studi professionali è cambiato per sempre con l’affermazione della posta elettronica, della digitalizzazione dei documenti e ancora di più dopo che è sorto l’obbligo di fatturazione elettronica. I processi di lavoro sono cambiati, non solo a livello manuale, ma soprattutto a livello dematerializzato. Il che dovrà inevitabilmente condurre i professionisti e studi a modificare progressivamente l’organizzazione del loro lavoro.
Entrare velocemente in possesso del documento ricercato all’interno di uno studio professionale, ad esempio, è estremamente importante. Motivo per cui, in vista di una rinnovata e migliorata organizzazione dello studio professionale, bisogna avere i mezzi giusti per far sì che il recupero delle pratiche non diventi un incubo. Una sana combinazione di digitalizzazione dei documenti, archiviazione e gestione cloud delle pratiche e coordinazione dei cicli di lavoro è quindi il primo passo per un lavoro più efficiente e produttivo.
Organizzazione studio professionale: processi di dematerializzazione
I processi di dematerializzazione prevedono in prima battuta l’adozione di nuovi criteri atti ad evitare e ridurre in modo considerevole la creazione e la gestione di nuovi documenti cartacei.
Senza contare che, ove possibile, occorre una conversione dei documenti cartacei preesistenti in documenti elettronici sfruttando la digitalizzazione (scansione) dei documenti. Vero è che i documenti cartacei attualmente archiviati sono importanti ma, se le tempistiche di conservazione sono state superate, si può tranquillamente provare a svuotare un po’ gli scaffali dalle scartoffie in eccesso.
Ecco dunque che tra le prime cose da fare c’è il munirsi di apparecchi digitali fondamentali oltre monitor e PC, come ad esempio uno scanner o una stampante multifunzione, strumenti necessari per risolvere sul nascere il problema della digitalizzazione dei documenti.
I software gestionali cloud-based
Dotandosi poi di un buon software per la gestione documentale, magari con archiviazione cloud, è possibile facilitare di molto la condivisione delle pratiche tra i professionisti dello studio e attivare pratiche virtuose di co-working. In tema di contenzioso tributario, ad esempio, emergono le qualità di software cloud come iContenzioso.com, pensato proprio per supportare la gestione digitale di tutte le pratiche e le adempienze in materia di procedura fiscale, aiutando non poco studi commercialisti, avvocati e consulenti del lavoro nella loro quotidiana attività.
Il capitale umano nell’organizzazione dello studio professionale
La più importante risorsa in un qualunque studio professionale è data dal capitale umano, il che vuol dire che l’organizzazione di uno studio dipende dalla capacità di gestire razionalmente e nella maniera più produttiva impiegati e professionisti.
Un cliente soddisfatto è un cliente che si sente curato e seguito con attenzione, prontamente e da professionisti consapevoli. Questo richiede un sistema di gestione del lavoro all’interno dello studio che prescinde dalle capacità “auto-organizzative” del singolo lavoratore ma che ragiona ad un livello superiore.
Per questo è sempre più frequente e consigliato l’utilizzo di software di project management in grado di prevedere una gestione dei task ottimale, la corretta suddivisione del lavoro tra professionisti, la tracciabilità delle operazioni svolte e un supporto notevole in tutte le attività che prevedono la collaborazione di più elementi dello studio sulla stessa pratica.
Ogni componente che presta lavoro in un ufficio ha delle competenze specifiche, spesso molto decentrate, motivo per cui la comunicazione tra colleghi è un punto fondamentale per far funzionare lo studio in modo efficiente. In un simile contesto, è importante suddividere i lavori in base a competenze e ruoli, standardizzando i processi comunicativi ed organizzativi.
Non è certo un gioco da ragazzi gestire uno studio professionale in cui, il più delle volte, si ha a che fare con ritmi di lavoro stressanti, scadenze dell’ultimo minuto e proroghe improvvise. Per questo coordinare preventivamente le attività e migliorare l’organizzazione interna attraverso la digitalizzazione dei processi di lavoro è un primo passo importante per la crescita della produttività dello studio.
