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In tempi di smart working, e quindi di lavoro da casa, ci dobbiamo rapportare forzatamente con strumenti elettronici di vario tipo, situazione che può diventare una vera e propria sfida per i meno avvezzi alla tecnologia. Vediamo alcuni consigli pratici per preparare al meglio una video call, uno dei metodi più usati per la comunicazione a distanza.
Come preparare una video call
Di solito si crede che lo smart working presupponga un lavoro in solitudine, e per la maggior parte del tempo può essere così. Ma spesso può capitare di dover interagire con altre persone telematicamente, che siano colleghi per doversi confrontare su un progetto o clienti e fornitori per portare a termine accordi commerciali. Questo può avvenire o con una chiamata vocale o con una video call. Quest’ultima, prevede che i due interlocutori si vedano tramite una webcam, oltre che si possano parlare come se fosse una normale chiamata. La video call, che prevede ovviamente la connessione ad internet, può essere fatta da computer, tablet o smartphone ed è utile in special modo quando vogliamo far vedere all’altra persona qualcosa, magari uno schermo o un progetto su cui stiamo lavorando.
Come si può intuire, la video call potrebbe essere soggetta ad alcuni piccoli problemi tecnici, dovuti alla connessione internet, all’audio, al microfono che si usa o ad interferenze di ogni tipo. Come evitare questi inconvenienti? Basta preparare tutta la strumentazione con anticipo e soprattutto con attenzione. Ecco allora alcuni consigli pratici.
Preparare la strumentazione giusta
Sembrerà più facile affidarsi al microfono e alle casse incorporati nel nostro pc, in realtà questi possono serbare brutte sorprese. L’audio può non essere di alta qualità e soprattutto ci possono essere interferenze che disturbano la chiamata come altri rumori di sottofondo che ci impediscono di ascoltare bene l’interlocutore oppure, al contrario, di farci capire con esattezza.
Per evitare questi inconvenienti sarebbe utile dotarsi di auricolari che isolano l’audio della conversazione da eventuali rumori esterni e, nel caso di auricolari bluetooth, ci permettono di essere più liberi nei movimenti. Meglio ancora se gli auricolari sono bluetooth e quindi, senza l’ingombro di fili, ancora più comodi da utilizzare. E, per essere ancora più professionali, le aziende possono addirittura dotare i propri dipendenti di auricolari personalizzati da sfoggiare durante le videocall.
Per testare sia la qualità del suono che quella del video, può essere utile fare una call con qualcuno che non sia nella stessa stanza prima del meeting importante che abbiamo pianificato. Il risultato finale deve essere una conversazione equiparabile a quella fatta dal vivo, per questo anche l’inquadratura del video deve essere perfetta, né troppo bassa, né troppo alta, né troppo lontana o vicina.
Prestare attenzione al set e al look
Oltre alla strumentazione tecnica, non sono da sottovalutare dettagli come il nostro look o l’ambientazione che sarà ripresa dalla webcam. Per dare l’idea di una chiamata professionale è bene preparare il set concentrandosi sulla parete dietro di noi, di colore neutro possibilmente, oppure con libri o quadri, ma niente oggetti eccessivamente personali. Anche l’abbigliamento è fondamentale, niente vestiti informali: optiamo per un look curato anche se casual. L’idea deve essere quella di un appuntamento dal vivo quindi essere sempre in ordine è imprescindibile.
Prepara tutto l’occorrente
Evitiamo di improvvisare. I meeting telematici sono più difficili da gestire di quelli dal vivo quindi tutto quello di cui avremo bisogno dovrà essere a portata di mano, che siano slide, siti web o video da mostrare nel momento del collegamento. Può anche essere utile condividere con l’interlocutore qualche ora prima dell’incontro l’agenda con argomenti e tempistiche, insieme ai dettagli tecnici della video call, come orario e piattaforma prescelta.
Scegli lo strumento giusto
A proposito di piattaforma, per fare una video call ci sono molti strumenti. Skype è il più utilizzato nel mondo del lavoro ma presuppone l’obbligo di scaricare l’applicazione. Un’alternativa può essere Whereby, dove, per collegarsi, basta accedere ad un semplice link. Un altro mezzo è Zoom, nella versione free è possibile partecipare in 100 persone per 40 minuti. Queste due piattaforme consentono di condividere lo schermo, di chattare e di fare ovviamente una call, con o senza video.
