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In un momento, quello legato all’emergenza Covid, in cui le aziende italiane si sono viste “costrette” a ricorrere al lavoro da remoto, e al contempo, ad accelerare il percorso verso la “dematerializzazione” dei processi, il ruolo della firma elettronica è divenuto sempre più importante. Quest’ultima, infatti, assicura maggiore validità a qualsiasi tipo di accordo. I vantaggi economici, e quelli ecologici per la comunità, sono i primi a venire in mente parlando dello strumento appena citato. Il regolamento eIDAS (elecronic IDentification Authentication and Signature) 910/2014 definisce la firma elettronica come quell’insieme di dati in forma elettronica, uniti o connessi mediante associazione logica ad altri dati di tipo elettronico, e impiegati dal firmatario per apporre la firma.
La firma elettronica semplice: caratteristiche principali
Tra le diverse tipologie di firma elettronica, la più immediata è sicuramente la firma elettronica semplice (in breve FES). Si tratta della forma più comune ma, al tempo stesso, è anche la più “debole”. Questo in quanto non fa uso di strumenti che possano garantire integrità e autenticità al documento oggetto di firma. Ma ciò non significa non avere utilità. Basata su metodi di autenticazione come l’impiego di PIN o la combinazione di username e password (per avere accesso a un servizio), risulta un’opzione perfetta in diverse situazioni. Tra gli esempi di firma elettronica è possibile citare i messaggi di posta elettronica ordinaria. La semplicità della FES è legata al fatto di poter essere utilizzata senza richiedere particolari requisiti, garantendo integrità e sicurezza ai documenti sottoscritti. Per tali motivi è l’opzione di riferimento per comunicazioni e importanti non riservati (e nemmeno strategici), per cui si desidera comunque disporre di una sottoscrizione “forte”. Nello specifico, viene impiegata per completare con la firma ordini (o conferme d’ordine) e DDT, o per ottenere una sigla di presa visione. Altri esempi? Uno scambio di messaggi attraverso la posta elettronica, che vedono il mittente dar forma a un messaggio in seguito all’inserimento di username e password, o la gestione di diverse operazioni tramite bancomat. La FES è utilizzata anche per firmare (sull’apposito terminale) il buon esito di una consegna da parte del fattorino.
La firma elettronica avanzata
Dopo aver riservato l’attenzione alla firma elettronica semplice, è giunto il momento di parlare della firma elettronica avanzata (FEA). Quali sono le sue caratteristiche essenziali? La capacità di identificare il firmatario del documento, la connessione univoca che viene a crearsi con la firma del firmatario stesso e il controllo, da parte della stessa persona, nei confronti del sistema che consente alla firma di essere originata. Altra peculiarità? La possibilità di verificare che il documento, una volta sottoscritto, non sia stato oggetto di modifiche. La firma elettronica avanzata trova largo impiego nelle transazioni che richiedono un processo di firma autenticato a più fattori. A garantire l’integrità, dal canto suo, è il fatto di avere a che fare con un documento protetto crittograficamente. I documenti che vedono normalmente l’impiego della firma elettronica avanzata sono, ad esempio, i contrati del settore finanziario e di quello assicurativo, ossia quei documenti che necessitano di una verifica del documento d’identità del firmatario. E la firma elettronica raggiunge lo scopo grazie al processo di identificazione e contemporanea verifica dell’ID.
I vantaggi connessi all’utilizzo della firma elettronica
Indipendentemente dalla firma elettronica scelta, i vantaggi appaiono chiari e immediati. In primis, è opportuno ricordare come si sia al cospetto di uno strumento che assicura velocità nel gestire le procedure. Questo appare evidente considerando la semplificazione dei flussi di lavoro, vista la comodità della richiesta online delle firme di approvazione. Non sussistono dubbi neppure prendendo in esame il risparmio di tempo. La firma elettronica, infatti, rende più veloce e pratica (soprattutto quando coinvolgono aziende situate geograficamente molto lontane tra loro) la gestione delle transazioni. Per quanto riguarda il risparmio economico, questo è legato alla riduzione dei costi di stampa (la firma non avviene sul documento cartaceo, ma in forma digitale) e di spedizione. Per non parlare dello spazio che verrà a crearsi all’interno dell’archivio: non si rischierà di dover fare spazio a nuovi documenti cartacei.
Firma elettronica: perché scegliere Yousign ?
A chi rivolgersi per ottenere la Firma documenti online? Affidarsi alle tipologie di firma elettronica messe a disposizione dall’azienda europea di Yousign significa trovarsi al cospetto di una procedura semplicissima. Il richiedente, infatti, dovrà unicamente caricare il PDF di uno specifico documento sulla piattaforma, dar luogo al flusso approvativo e procedere all’invio della pratica al firmatario tramite una comoda App. Quest’ultimo, a sua volta, si limiterà ad apporre il proprio autografo inserendo un determinato codice OTP (ricevuto mediante SMS) dopo aver cliccato il link ricevuto (e letta la documentazione). La procedura appena descritta, di conseguenza, non prevede l’installazione di software, o la presenza di strumenti come chiavette USB o Smart Card.
