Pec: cos'è e a cosa serve
Pec: cos’è e a cosa serve
Tecnologia

Pec: cos’è e a cosa serve

pec

Per alcune categorie professionali è obbligatorio, per altre è utile: è il servizio di pec, posta elettronica certificata, facile da attivare e utilizzare

Dal 2012 è obbligatoria per numerose categorie professionali: si tratta della Pec, letteralmente Posta Elettronica Certificata, ma più comunemente chiamata posta certificata che arricchisce il classico sistema di invio di posta elettronica con caratteristiche di sicurezza e di certificazione nel corso della trasmissione. Inviare e ricevere messaggi, con o senza allegati, con posta certificata equivale a ricevere e spedire messaggi con valore legale attraverso una raccomandata con avviso di ricevimento. Nel 2005 un Decreto del Presidente della Repubblica ha definito le caratteristiche della pec, e le regole per utilizzarla. Nel corso degli anni, poi si sono susseguite linee guida, documenti e decreti che hanno specificato come utilizzare il servizio di posta certificata, diventato, più di recente, uno strumento di comunicazione primario e fondamentale per le Pubbliche Amministrazioni.

Come fare la pec

La pec funziona in maniera molto semplice, simile alla posta elettronica tradizionale. La differenza sta nel fatto che il mittente riceve, dopo l’invio del messaggio, una ricevuta che costituisce una prova legale dell’avvenuta o mancata consegna del messaggio stesso.

In questo modo il messaggio inviato attraverso la posta elettronica certificata ha garanzia legale, e gli allegati non posso essere modificati. Si tratta, dunque, di un sistema che, tecnicamente e praticamente, non differisce dall’invio di una tradizionale mail, ma ne conferisce valore di ufficialità e di legalità grazie alle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione. Il messaggio di pec contiene data e ora di invio da parte del mittente, data e ora dell’avvenuta consegna al destinatario, integrità del messaggio con gli eventuali allegati e la notifica di qualsiasi problema tecnico, e non, avvenuto nel corso dell’invio stesso.

Funzioni e vantaggi

Oltre alla certezza dell’invio e della ricezione, poi, un altro vantaggio dell’invio di un messaggio attraverso la pec, è legato alla velocità di consegna: mentre una tradizionale raccomandata ha comunque dei tempi tecnici di invio e ricezione, i tempi di una pec sono equivalenti a una mail tradizionale, dunque variano da pochi secondi a pochi minuti.

Ecco perché questo sistema è utilizzatissimo dai professionisti (per alcune categorie, come giornalisti, avvocati, è obbligatorio possederlo) e dalla Pubblica Amministrazione. Dagli ordini alle fatture, dalle convocazioni alle direttive, fino alla gestione di circolari e comunicati ufficiali: tutti questi documenti, oggi, vengono inviati via pec. Ovviamente per comunicare attraverso questo sistema è necessario possedere una casella di posta elettronica certificata. Abbonarsi e configurare questo servizio, oggi, è davvero molto semplice.

Pec: quanto costa

Va premesso, prima di tutto, che la posta elettronica certificata ha un costo, non eccessivamente elevato. Solitamente la casella pec viene fornita dopo la sottoscrizione di un abbonamento annuale. Si passa da abbonamenti che costano poco meno di 10 euro all’anno, fino a pacchetti personalizzati per il business che sfiorano i 100 euro. Qualche anno fa, poco dopo l’istituzione della Pec, il Governo Italiano aveva fornito ai professionisti un servizio gratuito di pec che consentiva di comunicare solo con la Pubblica Amministrazione.

A dicembre 2014 questo servizio ha, però, chiuso i battenti, ma esistono numerosi gestori che offrono pec gratuita, in prova, e successivo abbonamento annuale. Per il resto è tutto molto semplice: è possibile configurare la casella di pec sul proprio programma di posta elettronica, o consultarla via web.

Aruba pec

Esistono una serie di soggetti che devono, obbligatoriamente, possedere un indirizzo di posta elettronica certificata. Si tratta di professionisti, società iscritte al Registro Imprese, nuove partite Iva e ditte individuali, e tutte le Pubbliche Amministrazioni. Per acquistare una pec, uno dei servizi più utilizzati, in Italia, è quello di Aruba, rivolto soprattutto a privati, professionisti, aziende e enti pubblici che usano in maniera diffusa la pec al posto di fax e raccomandate. Aruba fornisce una serie di servizi di pec che vanno da quello standard (ad un costo al di sotto dei 10 euro all’anno) a servizi più evoluti, “pro” e “premium” che offrono maggiore spazio di archiviazione, notifiche via sms e opzioni aggiuntive (il costo può arrivare a 40 euro all’anno). Aruba fornisce, inoltre, la Pec su dominio, oltre a una serie di personalizzazioni e servizi specifici per il business.

Secondo gli ultimi dati sono 5.002.189 le caselle Aruba Pec attive e circa il 59% delle caselle di posta certificata, in Italia, sono con Aruba. Collegandosi alla pagina dedicata sul sito di Aruba è possibile scegliere il servizio più adatto alle proprie esigenze e sottoscrivere un abbonamento in pochi click.

Lextel pec

La posta elettronica certificata fornita da Lextel (del Gruppo Tecnoinvestimenti), invece, è dedicata soprattutto al mondo legale. L’azienda, infatti, è nata nel 2001 proprio con “l’obiettivo gestire e sviluppare servizi di consultazione delle banche dati della Pubblica Amministrazione, implementando però l’accesso a queste con servizi online pensati specificatamente per la professione forense”. Ecco perché tra i vari servizi online offerti agli avvocati, ci sono anche la registrazione della Firma Digitale per l’Ente di Certificazione InfoCert e la distribuzione sul territorio nazionale le caselle di Posta Elettronica Certificata dello stesso ente. Non solo una casella di posta elettronica certificata, ma molti servizi aggiuntivi indispensabili per chi deve avere a che fare con grosse quantità di documenti.

La “Conservazione PEC”, ad esempio, è uno spazio aggiuntivo che consente di archiviare i messaggi inviati, quelli ricevuti e le ricevute di avvenuta accettazione e avvenuta consegna, sulla stessa casella di posta. Lextel, inoltre, offre la possibilità di ampliare la propria casella pec in qualsiasi momento, con canoni annuali minimi. I costi vanno da un minimo di 25 euro l’anno, e aumentano a seconda dello spazio richiesto, con garanzia di massima sicurezza ed efficienza.

Pec avvocati

Esistono, infine, altri servizi di pec scelti e selezionati dagli avvocati che sono obbligati, a prescindere dalla loro posizione e dal tipo di lavoro che svolgono, a possedere una pec. Una delle più utilizzate è AvvPEC, un servizio studiato proprio per avvocati, praticanti e studi legali, che parte da un minimo di 10 euro l’anno. Si tratta di una delle più utilizzate perché il dominio è “avvpec.it”, è realizzata e ottimizzata su ArubaPEC, e grazie all’opzione FlexiPEC permette di utilizzarla nella casella principale senza perdere nessun messaggio.

Anche in questo caso, in base alla tipologia di pec (da standard a premium) il canone di abbonamento annuale cambia, ma non arriva ai 100 euro. A fronte, dunque, di un servizio obbligatorio ed essenziale, dunque, sottoscrivere un abbonamento per possedere una casella di posta elettronica certificata è davvero semplice ed economico. Per gli avvocati, poi, questo passaggio evita l’invio per posta di pesanti faldoni di memorie e documenti, ed esempio, con un enorme risparmio in termini economici, di tempo e di carta. Con uno sguardo all’ecologia, dunque, che oggi non guasta mai.

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