Redazione Notizie.it Argomenti trattati
La digitalizzazione è un processo che si sta espandendo a qualsiasi ambito lavorativo, compresi la rilevazione presenze e la gestione delle risorse umane. In quest’ultimo caso si parla di HR Digital Transformation, la fase di passaggio ad una digitalizzazione totale di tutti i processi nelle risorse umane. Il mercato delle HR si sta muovendo sempre di più verso un’automatizzazione totale in quanto porterebbe solo vantaggi nella gestione di questo ambito. Tramite la digitalizzazione infatti i processi di gestione del personale vengono ottimizzati, sono più rapidi e precisi, calano le possibilità di errore, e permettono un’esperienza più semplice e gradevole sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Per questo è importante che ogni azienda che voglia essere moderna e competitiva nel mercato attuale si concentri sull’automatizzazione e digitalizzazione totale dei processi di HR.
Il problema della rilevazione presenze oggi
I sistemi tradizionali di rilevazione presenze hanno più di un problema. Stiamo parlando di passaggio di badge tradizionali, fogli presenze e timbrature fisiche, tutti metodi che sono molto propensi all’errore. Oltre infatti al semplice errore umano, come una dimenticanza da parte del dipendente nel passare il badge oppure dimenticarsi di aggiornare il foglio presenze, ci sono anche altre problematiche in base alle modalità lavorative. I dipendenti in trasferta non hanno accesso alla timbratrice aziendale ad esempio, oppure si trovano a una grande distanza da essa, creando loro grande disagio e possibili non passaggi di badge o timbrature. Inoltre, la gestione manuale di un foglio presenze (digitale o fisico) non è una soluzione ottimale. Si possono commettere errori, smarrire documenti, perdersi delle presenze, soprattutto nei casi di modalità di lavoro a distanza oppure in trasferta.
I nuovi metodi lavorativi e la rilevazione presenze
Negli ultimi anni si sviluppano sempre di più modalità lavorative alternative come smart working e lavoro di remoto e lavori che richiedono una grande flessibilità da parte dei dipendenti. In questi casi, i sistemi di rilevazione presenze tradizionali diventano evidentemente un limite, dato che i dipendenti in questione non possono raggiungere i luoghi di timbratura o passaggio del badge, rendendo anche la gestione dei fogli presenze ulteriormente complicata. Per questo ci si deve spostare verso soluzioni digitalizzate, automatizzate e smart.
Come funziona un software di rilevazione presenze
Una soluzione a tutti questi problemi è l’assunzione di un software di rilevazione presenze dipendenti. Questi software, come per esempio Fluida HR Suite, portano a vantaggi e risoluzione di tutti i problemi elencati sopra. Garantiscono infatti una timbratura a distanza da mobile in modo che qualsiasi dipendente, ovunque sia, possa segnalare la sua presenza, oltre che la possibilità di geolocalizzazione della timbratura per gestire meglio i dipendenti in trasferta o da remoto. C’è inoltre una possibilità di integrazione con altre funzionalità della piattaforma, all’interno della quale i dipendenti possono inserire i diversi giustificativi che verranno poi approvati dai rispettivi responsabili. La rilevazione presenza dipendenti, quindi, è resa estremamente più facile, minimizzando la possibilità di errore, permettendo un grande risparmio di tempo e garantendo una massima trasparenza nei confronti dei dipendenti da parte dei datori di lavoro e viceversa.
Perché investire in una soluzione come Fluida
Vediamo il caso particolare di Fluida, che ha creato Fluida HR Suite: si tratta di una piattaforma per la gestione del personale in cloud mobile-first utilizzabile sia da app sia da desktop che migliora così tanto la gestione della rilevazione presenze e dell’HR da essere già stata scelta da più di 4.000 aziende. Grazie a Fluida HR Suite infatti si può comodamente:
- Gestire le presenze: potete organizzare il piano ferie, gestire le richieste di permessi e le segnalazioni dei giorni di malattia. Anche la gestione di smart working e straordinari è inclusa;
- Timbratura smart: con Fluida non è obbligatorio utilizzare un badge (disponibile comunque nel caso in cui non sia possibile utilizzare lo smartphone). Nessun badge o timbro fisico. Le presenze vengono rilevate in sede o da remoto tramite Bluetooth e GPS, rendendo la rilevazione presenze dei dipendenti rapida, immediata e praticamente senza errori, con dati in tempo reale;
- Nota spese: i dipendenti possono raccogliere, inviare e approvare le spese sostenute in ambito lavorativo e consultare il riepilogo direttamente dall’app, le spese sono sempre tracciabili e facili da rimborsare;
- Comunicazioni aziendali: utile per inviare comunicazioni aziendali a tutti i dipendenti, oppure singoli dipendenti o all’intero team con la certezza che tutti siano costantemente aggiornati su iniziative e normative grazie alle pratiche conferme di lettura;
- Documenti: per dire basta a pile di documenti cartacei, i documenti, come i cedolini, possono essere inviati in formato digitale. Tutti archiviabili e conservabili comodamente. Puoi conoscere sempre lo stato degli invii e ricezione grazie alle notifiche push e le conferme di lettura;
- Pianificazione turni: per assegnare e pianificare turni giornalieri e settimanali anche complessi, anche da smartphone, ed avere sempre una perfetta visione di insieme grazie ad un unico calendario.
E queste sono solo alcune delle offerte di un software come Fluida, perfetto anche per reportistica, multilingua, remote working ed integrazioni aziendali.
Perché ogni azienda dovrebbe investire nel Digital HR
Come ormai dovrebbe essere chiaro, non c’è nessun lato negativo nel digitalizzare ed automatizzare i processi di HR, in primis la rilevazione di presenze del personale. La trasformazione digitale in questo ambito rende il tutto più facile, immediato e limita al massimo gli errori. Qualsiasi azienda quindi dovrebbe prendere la decisione di investire in un software di gestione HR, rimanendo al passo con i tempi e con la competizione, grazie a strumenti digitali rapidi, precisi e trasparenti.