Alcuni utenti lo vedono come un database, mentre altri lo vedono come uno strumento per la formattazione, l’immissione dei dati e la loro raccolta. Alcuni utenti lo usano per analizzare i dati, facendo di questi dati grafici e diagrammi. Un collegamento tra queste prospettive di Excel è la funzione di imporre l’ordine in un insieme di dati, sia che i dati siano numerici o alfabetici.
Tipi di dati
Excel dispone di una gamma di funzioni per la gestione e la creazione di dati.
Gli utenti possono creare i dati digitando direttamente nei fogli di lavoro Excel, che appaiono come delle griglie. Excel fa due grandi distinzioni tra il tipo di dati inseriti nelle celle di queste griglie. I dati che possono essere inseriti sono numerici o alfabetici. Gli utenti possono specificare see i dati che stanno immettendo sono alfabetico anteponendo al valore una virgoletta singola. Ad esempio, un utente, inserendo ” ‘3 0.1416 ” in una cella sarebbe in grado di eseguire operazioni su questa approssimazione alla matematica PI costante.
Dire che la voce di Excel è il numero di PI, si eliminerebbe la sola quota.
Formule
Un sotto-tipo di dati numerici sono le formule. Facendo riferimento all’esempio precedente, l’utente può inserire “= PI ()” per specificare in Excel la formula rappresentata da PI. Excel dispone di molte formule in diverse categorie, comprese quelle che operano sui dati di testo; formule statistiche come deviazione standard, media e mediana; funzioni matematiche come il coseno e seno, e altre.
Formattazione
Un esempio illustra rapidamente come formattare i dati degli utenti con Excel. Un utente inserisce un numero come “12” in una cella e poi preme il tasto “$” nella barra degli strumenti. Il numero appare ora come “$ 12.00,” che indica chiaramente che l’utente sta lavorando con la valuta. La formattazione di numeri e testo con Excel permette di lavorare molto più facilmente con i dati perché il significato di ogni elemento dei dati è chiaramente visibile.
Oltre ai formati di valuta, Excel fornisce formati predefiniti per le date, orari e per le percentuali. Di livello inferiore, a livello di carattere è possibile la formattazione del paragrafo, così come Microsoft Word. Excel fornisce pulsanti per il testo in grassetto, sottolineato e corsivo. I paragrafi possono essere spostati a destra, o giustificato, o a sinistra, o centrati.
Organizzazione dei dati
L’ordinamento e il raggruppamento dei dati sono due funzioni comuni in Excel.
Un elenco di nomi di venditori e i dati di vendita illustrano queste funzioni. Gli utenti possono ordinare i nomi in ordine alfabetico o ordinare la colonna di vendita in ordine numerico. Se certi nomi compaiono più volte con diverse cifre di vendita, Excel somma, fa la media o esegue un’altra funzione di riepilogo su tutti i numeri di questo tipo. Questa è una funzione essenziale per il calcolo del fatturato medio per settimana o mensile di ogni venditore.
