Redazione Notizie.it Uno dei più importanti problemi che riguardano l’amministrazione di un’impresa è rappresentato dalle difficoltà che si incontrano nella gestione e nel controllo delle spese dei fondi aziendali. Queste difficoltà spesso si traducono in errori che possono portare ad importanti sprechi di risorse, sia dal punto di vista economico e finanziario che dal punto di vista del tempo. Si pensi per esempio alla gestione dei rimborsi spese.
Potrebbe sembrare un aspetto di secondo piano, ma l’assenza di regole chiare ed il mancato utilizzo dei giusti strumenti di automazione dell’attività amministrativa può creare non pochi problemi ad un’azienda. Un esempio può far capire meglio l’importanza che può rivestire una buona gestione dei rimborsi: un’azienda con 450 dipendenti produce in media 135 rimborsi ogni mese. Per gestire manualmente numeri del genere il dipartimento finanziario impiega più di 800 ore all’anno, senza contare il rischio di commettere qualche errore ed i disagi che si creano al dipendente.
L’automazione della gestione dei rimborsi spesa con Soldo
I problemi legati alla gestione dei rimborsi, quindi, possono esser risolti con due passaggi. Innanzi tutto è necessario stabilire una policy aziendale, introducendo regole chiare che non lascino spazio a dubbi ed interpretazioni varie. In secondo luogo bisogna adottare gli strumenti più adatti per semplificare l’intero processo. Ed è proprio qui che entra in gioco Soldo, la piattaforma che permette di automatizzare la gestione dei rimborsi spese.
Tramite la sua interfaccia è possibile seguire i movimenti dei fondi aziendali in tempo reale: è sufficiente impostare le voci di spesa ammesse al rimborso e gli eventuali budget per snellire notevolmente le fasi di registrazione, controllo e determinazione dei rimborsi. La piattaforma è perfettamente compatibile con i principali software di contabilità e si contraddistingue per la sua dashboard intuitiva e facile da utilizzare.
Alla piattaforma, inoltre, si possono collegare le carte di pagamento fisiche o virtuali che vengono assegnate a dipendenti e collaboratori: l’amministrazione può creare dei fondi specifici e creare dei budget personalizzati, in modo da controllare al meglio l’utilizzo delle risorse. I dipendenti possono anche utilizzare l’app mobile di Soldo per registrare scontrini, ricevute e fatture ed inviarle al sistema, in modo da poterle archiviare e contabilizzare in modo semplice e trasparente.
Come evitare gli sprechi nella gestione dei fondi aziendali
Quando un dipendente o un collaboratore dell’azienda si trova a svolgere il suo lavoro al di fuori della sede abituale può andare incontro ad una serie di spese: viaggio, pasti, alloggio e così via. L’impresa ovviamente dovrà rimborsare queste spese, basandosi sulla nota e sui relativi documenti che il lavoratore gli consegna. Dopo i controlli eseguiti dall’amministrazione finanziaria, i rimborsi vengono solitamente erogati in busta paga.
La fase di controllo può essere particolarmente difficile se eseguita in modo manuale, soprattutto se le regole aziendali non sono chiare ed univoche. In apertura abbiamo visto che questo tipo di attività può portare via tanto tempo (si parla di centinaia di ore all’anno), ma può generare anche errori: in altre parole si va incontro ad uno spreco di risorse non indifferente. Solo con la semplificazione e l’automazione del processo è possibile ottimizzare i rimborsi ed evitare questi sprechi.
È un passaggio fondamentale che avviene attraverso tre step. Il primo è la standardizzazione: tutte le richieste di rimborso devono avvenire tramite un unico modello appositamente creato. Il secondo è la creazione di un unico canale per la trasmissione delle richieste: la soluzione più semplice è creare uno specifico indirizzo email, quella ideale è l’utilizzo di un’apposita piattaforma o app. Il terzo è la digitalizzazione delle varie fasi del processo, con l’eliminazione di scartoffie e caos.
