Come categorizzare la posta su Outlook

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Come categorizzare la posta su Outlook

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Istruzioni per il corretto utilizzo di Outlook: come attribuire una categoria a un messaggio ricevuto?

Tra le grandi novità di Outlook, c’è l’introduzione di un nuovo sistema di categorizzazione. Nel momento in cui Microsoft ha acquisito Hotmail – entrando in diretta concorrenza con Gmail – e ha integrato il client gestionale di posta elettronica con uno dei servizi di emailing “storici” del web, diverse novità si sono succedute. Tra queste, l’introduzione del nuovo sistema per attribuire delle categorie attraverso una colorazione dei messaggi stessi ha riscosso particolare successo, ma ha anche destato una certa curiosità, disorientando gli utenti “storici”, abituati a dinamiche leggermente più meccaniche. Ma come funziona esattamente il sistema di categorizzazione della posta elettronica sul provider Outlook? Lo spieghiamo nelle righe che seguono.
Ovviamente, il prerequisito è che bisogna possedere un account su Outlook, oppure crearne uno. Nella schermata principale di Outlook, il pulsante “Categorizza” è in bella vista in alto a sinistra, contrassegnato da un simbolo costituito da quattro quadrati, ciascuno di colore differente.

Per creare una nuova categoria, è sufficiente cliccare su tale pulsante, quindi su “Tutte le categorie” nel menu che si apre. Successivamente, bisogna cliccare su “Nuova”, opzione che permetterà all’utente di aprire una finestra di dialogo dal funzionamento molto semplice. Una stringa di testo permetterà di attribuire un nome alla nuova categoria che si sta creando, mentre un piccolo menu a scomparsa offrirà la possibilità di attribuire alla stessa il colore desiderato. Un ulteriore pulsante attribuirà, a discrezione dell’utente – si tratta di un’opzione facoltativa -, uno shortcut alla categoria, vale a dire un tasto di scelta rapida. A questo punto, sarà sufficiente cliccare su “OK” per completare l’operazione e confermare. Ovviamente, come avviene su tutti i servizi di posta elettronica, tutte le categorie sono modificabili e cancellabili in qualsiasi momento.
Quando si riceve una nuova email e si desidera conservarla categorizzandola, bisogna procedere in questo modo. Innanzitutto, aprire il messaggio.

Nell’header dello stesso, alla voce “Opzioni”, cliccare su “Categorizza”, quindi scegliere una categoria tra quelle già presenti nel menu. In alternativa, se si conosce già il contenuto della email e si desidera categorizzarlo dopo averla chiusa, basta cliccare con il tasto destro del mouse sulla email stessa. Si aprirà lo stesso menu, da cui selezionare l’opzione “Categorizza”, per poi scegliere il colore da attribuire al messaggio.

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