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Lista di controllo di un coordinatore di Eventi

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La maggior parte dei coordinatori dell’evento tenere una laurea in riunione e pianificazione di eventi.
Coordinatori dell’evento organizzare una vasta gamma di attività per i clienti, tra cui le occasioni sociali, pubblici e privati. Le responsabilità richiedono coordinatori dell’evento per avere una forte capacità organizzative, solide doti interpersonali e le conoscenze ed esperienze per compiere gli affari secondo le indicazioni dei clienti.

I tipi di eventi gestiti dai coordinatori dell’evento includono feste, promozioni, omaggi, gli affari politici e di beneficenza.

Pianificazione
Discutere le finalità e gli obiettivi della manifestazione con il cliente, come un pic-nic cerimonia di premiazione, il matrimonio o la società. Stabilire il preferito data, ora e alternative. Determinare il tempo di configurazione e start / stop volte. Scopri le dimensioni del gruppo e la composizione dei partecipanti: donne, uomini o bambini.

Chiarire le attività, meeting o eventuali esigenze particolari. Parlare con il cliente circa la, ricreazione intrattenimento, attività di gruppo o attività di team building. Determinare la disposizione dei posti, e le esigenze audio / video e di produzione.

Fare una lista degli alimenti e bevande; scomposizione in base ai pasti, pause o la ricezione. Scopri se hai bisogno di organizzare qualsiasi tipo di trasporto. Produrre una linea del tempo per attività e decisioni importanti nell’ordine in cui si verificano.

Bilancio
Creare un budget per l’evento e quale porzione sponsor della manifestazione paga e quello che parte dei partecipanti pagare. Fare un bilancio quale figurano ogni spesa per tutte le aree della manifestazione o riunione, compreso il personale, marketing, trasporti, prodotti alimentari, bevande e altri oggetti. Aggiungere una di emergenza per spese impreviste che possono sorgere.

Sito offerte
Fate una lista di attributi il ​​sito scelto dovrà ospitare l’evento.

La scelta può includere un resort hotel, meeting, convention o all’aeroporto. Determinare le dimensioni delle stanze necessarie, il numero di camere e se avrete bisogno di particolari attrezzature. Verificare se l’impianto è una grande conferenza di pianificazione o di altre attività sulla data desiderata che potrebbero influenzare la scelta del sito.

Inoltre, considerate le situazioni del lavoro, le condizioni atmosferiche, la sicurezza e altri problemi potenziali. Ottenere stime dei costi per l’affitto del sito, fiori, decorazioni, cibo e bevande, intrattenimento e costi di stampa. Si può anche avere accordi con i fornitori di alloggio preferito certe.

Proposta
Dopo aver completato la ricerca iniziale, elaborare una proposta per il progetto. Itemize i requisiti discusso con il cliente. La proposta dovrebbe includere le date preferite e opzionali, tipo e numero delle camere, le dimensioni e il numero di sale riunioni e dei tempi a disposizione. Mettete in una gamma di tariffe, tipi di bevande e pasti, attività e altre informazioni essenziali come richiesto.

Esecuzione
Confermare gli ultimi dettagli con il cliente. Decidere la persona responsabile dell’esecuzione ogni funzione della manifestazione o incontro, tra prenotazioni, ordinare cibo e bevande, e contattare vari fornitori. La vigilanza del personale e dei fornitori, il giorno della manifestazione e discutere la timeline con la persona responsabile. Incontro con lo staff per confermare il completamento dei compiti essenziali per la timeline designato. Arrivare in anticipo per la configurazione del sito. Andare oltre gli ultimi dettagli con i supervisori, ristorazione e altri. Apparecchiature di prova, se necessario.

Per saperne di più: Coordinatore Lista L’evento di controllo | eHow.com http://www.ehow.com/info_8712314_event-coordinator-check-list.html # ixzz1X4CQL3mu

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