Tutti gli errori da evitare nella fatturazione elettronica

Una guida pratica per evitare sanzioni e ritardi nei pagamenti

La fatturazione elettronica è il processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato digitale, tramite un sistema informatico che garantisce l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti. La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia per tutte le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, a partire dal 1° gennaio 2019. La fatturazione elettronica ha diversi vantaggi, tra cui:

• Riduzione dei costi di stampa, spedizione e archiviazione delle fatture
• Semplificazione delle procedure amministrative e contabili
• Maggiore sicurezza e tracciabilità delle operazioni
• Minore impatto ambientale

Tuttavia, la fatturazione elettronica richiede anche di rispettare alcune regole e di evitare alcuni errori comuni, che potrebbero comportare sanzioni, ritardi nei pagamenti o contestazioni da parte dei clienti. Vediamo quali sono e come evitarli.

Gli errori più frequenti nella fatturazione elettronica e come evitarli

Gli errori più frequenti nella fatturazione elettronica riguardano principalmente i seguenti aspetti:

• I dati anagrafici e fiscali del cedente/prestatore e del cessionario/committente
• Il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cessionario/committente
• Il codice fiscale o la partita IVA del cedente/prestatore e del cessionario/committente
• La data e il numero della fattura
• La natura, la qualità e la quantità dei beni o dei servizi oggetto della fattura
• L’aliquota e l’importo dell’IVA
• Le eventuali ritenute d’acconto o altre detrazioni
• Le modalità e i termini di pagamento

Per evitare questi errori, è necessario seguire alcune buone pratiche, tra cui:

• Verificare sempre l’esattezza e l’aggiornamento dei dati anagrafici e fiscali dei propri clienti e fornitori, e richiedere eventuali variazioni o integrazioni
• Utilizzare un software di fatturazione elettronica che consenta di validare i dati inseriti e di segnalare eventuali anomalie o incongruenze
• Controllare sempre la correttezza del codice destinatario o dell’indirizzo PEC del cessionario/committente, e verificare che la fattura sia stata effettivamente consegnata e accettata
• Assegnare alla fattura una data e un numero progressivo, e rispettare i termini di emissione previsti dalla legge
• Descrivere in modo chiaro e completo i beni o i servizi oggetto della fattura, e indicare le unità di misura e i prezzi unitari
• Applicare l’aliquota IVA corretta in base alla natura dell’operazione, e calcolare l’importo dell’IVA con precisione
• Indicare le eventuali ritenute d’acconto o altre detrazioni applicabili, e specificare la base imponibile e l’aliquota
• Indicare le modalità e i termini di pagamento concordati con il cliente, e seguire le scadenze

Conservazione a norma delle fatture elettroniche

Un altro aspetto fondamentale della fatturazione elettronica è la conservazione a norma delle fatture emesse e ricevute. Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale presso un conservatore accreditato, che ne garantisce l’integrità, l’autenticità, la leggibilità, la reperibilità e la disponibilità nel tempo, ci sono diversi Software di conservazione fatture elettroniche, un esempio valido è il prodotto di Alias Digital Doceasy.

La conservazione a norma deve avvenire entro tre mesi dall’emissione o dalla ricezione della fattura elettronica, e deve essere accompagnata da una serie di documenti e informazioni, come il rapporto di versamento, gli indici analitici e sintetici, le ricevute telematiche. La mancata o la non corretta conservazione a norma delle fatture elettroniche comporta il rischio di sanzioni, il mancato recupero dell’IVA e la perdita dei benefici fiscali previsti per le operazioni documentate con fattura elettronica.