Come organizzare un evento di beneficenza

Se vi trovate nella situazione di dover organizzare un evento di beneficenza e non sapete da dove partire, non vi preoccupate. Che si tratti di un evento piccolo, di un concerto o di un’asta benefica, siamo sicuri che, con impegno, riuscirete a raggiungere un buon risultato. Rimboccatevi le maniche e munitevi di pazienza. Vi servirà, innanzitutto, un po’ di spirito d’organizzazione e qualche volontario pronto ad aiutarvi. L’ideale, inoltre, sarebbe trovare uno sponsor di supporto. In fondo, essendo un evento di beneficenza, non dovreste incontrare grosse difficoltà a reperirne uno. Ecco, intanto, qualche spunto per organizzare un evento ben riuscito.

Il necessario per un evento di beneficenza

Se ancora avete le idee poco chiare, il primo passaggio sta nel capire cosa volete fare. Le idee sono diverse. Potreste organizzare un’asta di opere d’arte locali donate dagli autori, un evento musicale con artisti della zona, un mercatino supportato dagli artigiani del luogo e dai piccoli imprenditori locali che possono aiutarvi anche nella diffusione del progetto. Una volta individuato il tipo di evento, sotto con la ricerca del materiale. Iniziate a cercare anche volontari pronti ad aiutarvi. A seconda dell’evento saranno necessari in numero diverso. Se avete pensato a un piccolo rinfresco o a un baracchino per le bevande, considerate che avrete bisogno di supporto nella gestione dei clienti. Cercate di stabilire gli impegni di ognuno senza strafare.

Scegliere il luogo

Ovviamente, avrete bisogno di un luogo che ospiti il vostro evento. Fate una rosa di tre o quattro opzioni, e stabilite pro e contro per ognuno. Valutate la facile raggiungibilità, la capienza, la capacità di far fronte agli imprevisti. Dopodiché procedete a prenotare il luogo. Fate più sopralluoghi per considerare ogni eventualità. Parlate con i proprietari per farvi spiegare quali sono gli aspetti da considerare del luogo e accordatevi sui costi. Condividete gli obiettivi – è un evento di beneficenza! – e non perdete di vista il risultato che volete raggiungere. Accordatevi sulle musiche, sugli orari e suo partecipanti. Considerate, inoltre, di lavorare con congruo anticipo. Almeno due mesi sono il minimo indispensabile per lavorare con calma.

L’organizzazione dell’evento di beneficenza

Per iniziare a organizzare per bene l’evento, dovete dividere i compiti da svolgere. Non abbiate paura di delegare. Piuttosto, arruolate amici, colleghi e persone di fiducia per gestire i diversi aspetti della manifestazione. Aspettatevi incontri settimanali per tenere traccia della progettazione e per non incappare in problemi dell’ultimo minuto (che comunque, sappiatelo, si presenteranno). Cercate sponsor che vi aiutino ad assorbire i costi associati all’evento, siano essi spese, premi, costi fissi o di gestione. Meglio ancora, cercate sponsor che vi aiutino nel loro settore. Ristoranti che i forniscano cibo, bar che vi forniscano bevande, negozi d’abbigliamento che vi forniscano le divise. Cercate di avere un quadro completo di luogo, sponsor e organizzazione generale entro i primi due mesi. Mentre siete impegnati in tali attività, iniziare a cercare i volontari che vi aiuteranno. Partite da amici e parenti e spargete la voce. Per gli eventi più grandi, piazzate volantini in città e fate pubblicità online all’evento.

Gestire la pubblicità

Se volete organizzare un evento di beneficenza che abbia successo, dovete sfruttare al meglio anche la pubblicità. Preparate dei comunicati stampa che potete inviare ai giornali locali o alle pagine social più attive. Se c’è una radio molto attiva a livello locale, sfruttatela. Pensate a tutti i contatti che avete e fate leva su di loro. Senza osare, non otterrete risultati. Preparate i materiali di comunicazione con attenzione., Volantini, manifesti, biglietti. Poi chiedete ai volontari di portarli in giro per la città, nei negozi e nei luoghi di aggregazione. Assicuratevi, comunque, che i manifesti non vengano attaccati in luoghi vietati. In una situazione del genere, meglio evitare di ricevere una multa dal Comune. Puntate moltissimo sulla rete. Create una pagina social che racchiuda gli obiettivi e le modalità di partecipazione. Includete le informazioni sugli sponsor principali, la gamma di eventi e attività, e i progressi della raccolta fondi. Commentate sulle altrui bacheche, soprattutto se sono pagine che si occupano di eventi cittadini.

Tirare le somme dopo l’evento

Dopo l’evento, radunate il gruppo di lavoro e discutete su ciò che ha funzionato e ciò che è andato storto. Anche se l’organizzazione dell’evento è stato un impegno isolato, imparare dai propri errori è sempre utile, e non si sa mai cosa potrebbe riservare il futuro. Ringraziate i volontari e gli sponsor per l’aiuto e ritrovatevi per una cena finale. In fin dei conti, la riuscita dell’evento di beneficenza è merito di tutti. Aggiornate la pagina social con tutti i dettagli finali. Spiegate quanto siete riusciti a raccogliere e a chi andrà la cifra totale. Non lesinate sui dettagli. Chi ha partecipato sarà felice di vedere il proprio contributo andare a buon fine.